Hợp đồng lao động điện tử: Điều kiện có hiệu lực và quy trình giao kết đúng quy định

Từ số hóa hợp đồng đến số hóa quan hệ lao động

Chuyển đổi số trong quản lý lao động đang đặt ra yêu cầu chuyển từ số hóa từng hồ sơ riêng lẻ sang hình thành dữ liệu có khả năng kết nối, khai thác và phục vụ quản lý. Trong tiến trình đó, hợp đồng lao động (HĐLĐ) có vị trí đặc biệt bởi đây là căn cứ xác lập quan hệ giữa người lao động và người sử dụng lao động, ghi nhận những thỏa thuận cơ bản về việc làm, tiền lương, điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của các bên.

Vì vậy, đưa HĐLĐ lên môi trường điện tử không đơn thuần là thay thế văn bản giấy bằng một tệp dữ liệu. Giá trị lớn hơn nằm ở việc số hóa quá trình xác lập và quản lý quan hệ lao động, từ định danh chủ thể, giao kết, ký số, xác định thời điểm có hiệu lực đến lưu trữ và quản lý dữ liệu hợp đồng.

Bộ luật Lao động năm 2019 đã đặt nền móng pháp lý khi thừa nhận HĐLĐ được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu có giá trị như HĐLĐ bằng văn bản. Luật Giao dịch điện tử năm 2023 tiếp tục hoàn thiện cơ sở pháp lý đối với thông điệp dữ liệu, chữ ký điện tử và giao dịch trên môi trường số.

Đặc biệt, Nghị định số 337/2025/NĐ-CP ngày 24/12/2025 của Chính phủ quy định về HĐLĐ điện tử và Thông tư số 08/2026/TT-BNV ngày 15/5/2026 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ đã cụ thể hóa phương thức giao kết, thời điểm có hiệu lực, quản lý và khai thác dữ liệu HĐLĐ điện tử.

Vấn đề đặt ra hiện nay vì thế không chỉ là giao kết HĐLĐ điện tử như thế nào cho đúng, mà rộng hơn là làm thế nào để phương thức này vừa bảo đảm đầy đủ giá trị pháp lý của quan hệ lao động, vừa góp phần chuẩn hóa dữ liệu và nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về lao động, tiền lương và bảo hiểm xã hội.

Giá trị pháp lý không thay đổi khi phương thức giao kết thay đổi

Điều 13 Bộ luật Lao động năm 2019 xác định HĐLĐ là sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả công, tiền lương, điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động. Bản chất pháp lý này không thay đổi khi hợp đồng được giao kết trên môi trường điện tử.

Khoản 1, Điều 14, Bộ luật Lao động năm 2019 quy định HĐLĐ được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị như HĐLĐ bằng văn bản. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng để chuyển phương thức giao kết từ môi trường truyền thống sang môi trường số mà vẫn bảo đảm giá trị của hợp đồng.

Luật Giao dịch điện tử năm 2023 tiếp tục khẳng định thông tin trong thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu; đồng thời xác lập các điều kiện để chữ ký điện tử có giá trị pháp lý.

Trên cơ sở đó, Nghị định số 337/2025/NĐ-CP cụ thể hóa các yêu cầu đối với HĐLĐ điện tử, gắn quá trình giao kết với định danh, xác thực chủ thể, ký số, dấu thời gian, chứng thực thông điệp dữ liệu và bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu.

Một điểm cần đặc biệt lưu ý là phải phân biệt giá trị pháp lý của hình thức hợp đồng với thời điểm hợp đồng có hiệu lực.

Điều 14 Bộ luật Lao động năm 2019 xác lập giá trị của HĐLĐ giao kết bằng phương tiện điện tử tương đương HĐLĐ bằng văn bản. Trong khi đó, Điều 7 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP quy định cụ thể HĐLĐ điện tử có hiệu lực kể từ thời điểm bên sau cùng ký số, có dấu thời gian gắn kèm chữ ký số của các chủ thể tham gia giao kết và chứng thực thông điệp dữ liệu của Nhà cung cấp eContract vào HĐLĐ điện tử, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.

Như vậy, HĐLĐ điện tử không thể được hiểu đơn giản là hợp đồng giấy được chuyển thành tệp PDF, gửi qua thư điện tử hoặc văn bản được chèn hình ảnh chữ ký. Đó là quá trình giao dịch điện tử phải bảo đảm khả năng xác định chủ thể, nội dung, thời điểm giao dịch và tính toàn vẹn của dữ liệu.

Đồng thời, công nghệ chỉ thay đổi phương thức giao kết, không thay đổi những nguyên tắc nền tảng của quan hệ lao động. Theo Điều 15 Bộ luật Lao động năm 2019, việc giao kết HĐLĐ vẫn phải bảo đảm nguyên tắc tự nguyện, bình đẳng, thiện chí, hợp tác và trung thực; tự do giao kết nhưng không được trái pháp luật, thỏa ước lao động tập thể và đạo đức xã hội.

Quy trình giao kết trên môi trường số

Trên cơ sở các quy định của Bộ luật Lao động năm 2019, Luật Giao dịch điện tử, Nghị định số 337/2025/NĐ-CP và Thông tư số 08/2026/TT-BNV, quy trình giao kết và quản lý HĐLĐ điện tử có thể khái quát thành 04 khâu cơ bản:

Thứ nhất, chuẩn bị điều kiện định danh, tài khoản và chữ ký số.

Người lao động và người sử dụng lao động phải bảo đảm điều kiện để định danh, xác thực và thực hiện ký số. Thông tin của chủ thể giao kết phải chính xác, thống nhất; người giao kết phía người sử dụng lao động phải đúng thẩm quyền theo quy định.

Theo Thông tư số 08/2026/TT-BNV, việc cấp và sử dụng tài khoản trên Nền tảng HĐLĐ điện tử được thực hiện theo từng nhóm đối tượng và chức năng sử dụng; đồng thời việc định danh, xác thực chủ thể giao kết phải tuân thủ quy định của pháp luật về định danh và xác thực điện tử.

Chuẩn hóa thông tin chủ thể ngay từ bước đầu không chỉ phục vụ việc ký kết mà còn quyết định chất lượng dữ liệu được hình thành sau đó.

Thứ hai, soạn thảo, kiểm tra và gửi đề nghị giao kết.

Hình thức điện tử không làm thay đổi yêu cầu về nội dung của HĐLĐ. Hợp đồng vẫn phải thể hiện các nội dung chủ yếu theo pháp luật lao động, trong đó có thông tin của các bên; công việc và địa điểm làm việc; thời hạn hợp đồng; mức lương, hình thức và thời hạn trả lương; chế độ nâng bậc, nâng lương; thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi; bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và các nội dung khác theo quy định.

Sau khi dự thảo được hoàn thiện, hợp đồng được gửi đến bên còn lại để kiểm tra, thống nhất trước khi ký. Bảo đảm dữ liệu chính xác ngay từ khâu này có ý nghĩa quan trọng bởi thông tin sau khi được xác lập vừa là căn cứ thực hiện quyền, nghĩa vụ của các bên, vừa trở thành dữ liệu của quan hệ lao động trên môi trường số.

Thứ ba, xác thực, ký số và xác định thời điểm có hiệu lực.

Sau khi thống nhất nội dung, các bên thực hiện xác thực và ký số. Chữ ký số, dấu thời gian và chứng thực thông điệp dữ liệu tạo cơ sở xác định chủ thể ký, thời điểm thực hiện và tính toàn vẹn của hợp đồng.

Về nguyên tắc, HĐLĐ điện tử có hiệu lực kể từ thời điểm bên sau cùng hoàn thành việc ký số cùng các điều kiện quy định tại Điều 7 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.

Theo Nghị định số 337/2025/NĐ-CP, trong thời hạn 24 giờ kể từ thời điểm bên sau cùng ký, Nhà cung cấp eContract có trách nhiệm gửi HĐLĐ điện tử về Nền tảng HĐLĐ điện tử để gắn mã định danh theo quy định.

Thứ tư, gắn mã định danh, lưu trữ và quản lý dữ liệu.

HĐLĐ điện tử sau khi được gửi về Nền tảng và đáp ứng yêu cầu được cấp một mã định danh (ID) duy nhất phục vụ quản lý. Mã định danh được duy trì trong quá trình thực hiện hợp đồng, kể cả khi hợp đồng được sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt.

Điểm cần nhấn mạnh là mã định danh phục vụ quản lý dữ liệu, không phải điều kiện làm phát sinh hiệu lực của HĐLĐ điện tử. Hiệu lực hợp đồng được xác định theo quy định về giao kết và thời điểm có hiệu lực, không phụ thuộc thời điểm Nền tảng cấp ID.

Theo Thông tư số 08/2026/TT-BNV, dữ liệu HĐLĐ điện tử được lưu trữ tối thiểu 10 năm kể từ ngày hợp đồng chấm dứt; trường hợp các bên giao kết nhiều hợp đồng liên tiếp thì thời hạn lưu trữ được tính từ ngày chấm dứt hợp đồng cuối cùng. Việc quản lý, truy cập và khai thác dữ liệu phải bảo đảm yêu cầu về an toàn, bảo mật và khả năng truy vết theo quy định.

Nhìn từ góc độ chuyển đổi số, bốn bước trên không chỉ là quy trình kỹ thuật của việc giao kết hợp đồng. Mỗi bước đồng thời là một khâu chuẩn hóa dữ liệu đầu vào của quản lý lao động, từ định danh chủ thể, nội dung quan hệ lao động đến lịch sử thực hiện hợp đồng.

Đối với Nhà cung cấp eContract, pháp luật không chỉ yêu cầu khả năng thực hiện ký số mà còn đặt ra các yêu cầu về định danh, xác thực chủ thể; bảo đảm an toàn, bảo mật và tính toàn vẹn của dữ liệu; lưu trữ, tra cứu HĐLĐ điện tử; chứng thực HĐLĐ điện tử; kết nối với Nền tảng HĐLĐ điện tử và hỗ trợ các chức năng phục vụ quản lý, báo cáo theo quy định. Do đó, doanh nghiệp khi lựa chọn giải pháp eContract cần kiểm tra khả năng đáp ứng đầy đủ các yêu cầu pháp lý và kỹ thuật của hệ thống, không chỉ căn cứ vào khả năng ký điện tử./.

Lưu Nga